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Der Verein sucht dich! - Vorstellung der Mitgliederbetreuung Animexx, Animexx, Vorstand

Autor:  RedFlash

Unsere Vorstellungsreihe zu den einzelnen Vereinsposten haben wir letzte Woche mit der Aufgaben des*der 1. Vorsitzenden begonnen. Nähere Informationen, wie die aktuelle Vorstandsarbeit aussieht und was für den letzten Monat des Jahres noch geplant ist, findet ihr in diesem Weblog

Heute möchten wir die Reihe mit der zweiten vakanten Stelle fortführen. Da Kathleen (Kathal) zum aktuellen Zeitpunkt durch ihren Rücktritt für die Beantwortung der Fragen nicht zur Verfügung stand, hat Yasmin ( Yuya) sich bereit erklärt dies zu übernehmen. Von 2010 bis 2014 bekleidete sie den Posten der Mitgliederbetreuerin innerhalb des Animexx e. V. und konnte daher einen guten Einblick in die Kernkompetenzen und derzeitigen Vorgänge dieser Aufgabe gewähren.

Wie kann ich mich melden?

Wenn ihr Interesse an einem der Posten habt und euch vorstellen könnt, den Verein weiter in die Zukunft zu führen, dann sendet uns eine Nachricht über das Helpdesk.

Bewerben kann sich jedes volljährige Vereinsmitglied, das gerne frischen Wind hineinbringen möchte. Ein Wohnsitz in der Stadt München oder Umgebung ist keine Voraussetzung. 

 

Kurzbeschreibung der Aufgaben der vakanten Position:

 
Mitgliederbetreuer*in:
  • Verwaltung der Mitgliederdatenbank (Anmeldungen und Kündigungen)
  • Mitglieder beraten
  • Beitragszahlungen überwachen und bearbeiten
  • Druck und Versand der Mitgliederausweise
  • Newsletter, Rundschreiben verfassen und verschicken
  • Mitgliederentwicklung auf der Mitgliederversammlung vorstellen


Interview mit Yasmin Bell ( Yuya):
 

1. Welche Aufgaben umfasst der Bereich der Mitgliederbetreuung?

Die regulären Aufgaben der Mitgliederbetreuung umfassen die oben genannten Punkte der Kurzbeschreibung. Aktuell kümmere ich mich um die Verwaltung der Mitgliederdatenbank (Anmeldungen und Kündigungen), die Beratung der Mitglieder, die Überwachung und Bearbeitung der Beitragszahlungen und dem Newsletter.

Darüber hinaus übernimmt jedes Vorstandsmitglied in der Regel Aufgaben, die nicht fest an einzelne Posten gebunden sind. Das trifft auf mich aber nicht zu. Als Aufgabe für diesen Posten sehe ich zwingend auch die Planung und Koordination der Vereinssoftware bei Bedarf anzupassen/anpassen zu lassen. 

2. Mit welchen Problemen/Schwierigkeiten hattest du insgesamt zu kämpfen?

Ich hab einen Teil der Aufgaben von der vorherigen Mitgliederbetreuerin Kathleen übergangsweise übernommen, bis ein neues Vorstandsmitglied für diesen Posten gefunden wird. Zur Vorstandsarbeit als solche kann ich deshalb nichts sagen, ich beschränke mich also auf die Aufgaben.

Schwierigkeiten hatte ich eigentlich keine, da ich die Aufgaben, Abläufe und Tools bereits durch meine eigene Vorstandstätigkeit vor einigen Jahren kannte. Die Übergabe der nötigen Infos hat problemlos funktioniert.

Problematisch empfand ich es, dass die Beitragszahlungen nicht konsequenter nachverfolgt wurden und sich das ein oder andere Fehlerchen in die Mitgliederliste eingeschlichen hatte. Das auszubessern hat sich teils als recht aufwendig herausgestellt. Die Kommunikation mit dem Vorstand könnte insgesamt effizienter sein.

3. Was sind deine Ziele gewesen? Welche Dinge hast du erreicht? Welche Dinge hast du nicht erreicht und warum?

Ich hab mir vorgenommen die Mitglieder besser zu informieren und die Zahlungsmoral zu steigern. Beides ist denke ich auf einem guten Weg. Zahlungserinnerungen werden häufiger verschickt, und meine lieben Kolleginnen aus dem Community-Team Jana ( Daelis) und Maria (RedFlash) haben ihre Mithilfe beim Erstellen von Vereinsinfos in Zusammenarbeit mit Schriftführerin Christina ( Meami) zugesagt.

4. Was sollte man als Mitgliederbetreuer*in unbedingt mitbringen?

Zum einen Freude am Umgang mit anderen Menschen, eine ausdauernd freundliche Art und eine gute Rechtschreibung, denn die Kommunikation läuft fast ausschließlich schriftlich ab und sie erfordert manchmal Fingerspitzengefühl.

Zum Anderen eine kontinuierliche und sorgfältige Arbeitsweise.

5. Wie viel Zeit investierst du wöchentlich/monatlich in deine Aufgabe?

Das ist schwer abzuschätzen in der kurzen Zeit.

Zahlungen können innerhalb von weniger Minuten eingetragen werden, wenn man das möglichst täglich erledigt. Ein- und Austritte sind ebenfalls schnell bearbeitet. Das Mailaufkommen ist nach Zahlungserinnerungen/Infomails kurzzeitig höher und flacht dann wieder ab. Meist sind es Austrittserklärungen, oder Rückfragen/Infos bzgl. der Zahlungen. Hierfür würde ich zwischen einer halben bis zwei Stunden die Woche schätzen.

Das Erstellen von Infos plus Recherche und Absprachen sind pro Mail auch so ein oder zwei Stunden Arbeit. Zahlungserinnerung ohne individuelle Einleitung: 5 Minuten monatlich. Der Briefversand (geschätzt 1-2 mal pro Jahr) benötigt mehrere Stunden pro Vorgang, je nachdem wie viele Empfänger*innen es sind.

6. Wie viele Mitglieder betreust du insgesamt?

Aktuell sind es 768 Vereinsmitglieder.

7. Was wünschst du dir für die Zukunft des Vereins?

Einen aktiven, motivierten Vorstand mit realistischen Zukunftsvisionen für den Verein, der sich nicht scheut neue Wege zu gehen, die Mitglieder mehr in das Vereinsleben einbezieht und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt.


Falls noch Fragen offen sind oder ihr auch nur einmal in das Leben eines Vorstandsmitgliedes reinschnuppern möchtet, könnt ihr gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Wir freuen uns auf eure Nachrichten!



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